ЭЦП и МЧД: что нужно знать

Электронная цифровая подпись ЭЦП – это цифровой аналог вашей собственноручной подписи, который придает электронному документу полную юридическую силу.

ЭЦП отличается от обычной подписи тем, что существует только в цифровом виде и криптографически привязана к содержимому документа: любая правка после подписания делает её недействительной.

Обычную подпись можно подделать, а ЭЦП – это математически уникальный код, который проверяется автоматически – любая правка, даже один измененный символ в документе после подписания, сделает подпись недействительной.

Также ЭЦП позволяет подписывать документы удаленно, тогда как ручная подпись требует либо личное присутствие, либо отправки документов по почте.

Существует три вида электронных подписей:
1. Простая электронная подпись (ПЭП) – это способ подтвердить, что документ создал и отправил конкретный человек. Вы точно сталкивались с ПЭП при аутентификации с помощью кодов из SMS, push-уведомлений или при помощи логина и пароля.

2. Усиленная неквалифицированная подпись (НЭП) – в отличие от ПЭП, здесь уже используется криптография, а подпись дополнительно защищает документ от возможных изменений.

3. Усиленная квалифицированная подпись (УКЭП или КЭП) – это самый защищённый вид электронной подписи, который работает везде без исключений: в ФНС, ЕГАИС, «Честном знаке», ЭДО.
УКЭП выдается аккредитованным Удостоверяющим Центром, создаётся с использованием сертифицированных средств криптозащиты и не требует дополнительных договоренностей.

Квалифицированную электронную подпись (УКЭП или КЭП) можно оформить только в удостоверяющих центрах, которые прошли аккредитацию.

Самый доступный вариант – ФНС России. ФНС выпускает подписи бесплатно, но только через свои доверенные центры. Также можно обратиться к коммерческим аккредитованным партнерам. Например, БАРЛАЙВ (партнёр ITcom)

Проверить, если ли у выбранного вами центра аккредитация, можно на сайте Минцифры в разделе Аккредитация удостоверяющих центров

Для получения ЭЦП руководителю понадобятся паспорт, СНИЛС и ИНН. Для ООО дополнительно потребуется свежая выписка из ЕГРЮЛ, а также ОГРН, ИНН организации и КПП.

Важно помнить: На физическое лицо можно оформить УКЭП, однако для делегирования полномочий нужно оформить МЧД, о ней мы поговорим чуть позже.

Квалифицированную подпись выпускают на руководителя: ИП или генерального директора ООО (принято в сентябре 2024 года).

На сотрудника нужно оформить ЭЦП и МЧД для делегирования полномочий, о ней мы поговорим чуть позже.

Для безопасного хранения и использования вашей электронной подписи необходимо приобрести специальный защищенный токен.

Токен представляет собой USB-носитель, и такие токены бывают двух видов:
1. Пассивными: без встроенного СКЗИ (СКЗИ – средства криптографической защиты информации). Они более бюджетные и подходят для большей части работы с отчетностью и документооборотом, но они не подходят для работы с ЕГАИС.

К пассивным токенам можно отнести, например, Рутокен Lite и JaCarta LT.

2. Активными: со встроенным СКЗИ. Такие токены обеспечивают более высокий уровень безопасности и уже подходят для работы с ЕГАИС.

К активным токенам относятся, например, JaCarta-2 SE и Рутокен ЭЦП 3.0.

Для работы с ЕГАИС из всех носителей производителя Рутокен подходит именно Рутокен ЭЦП 3.0. Лайт и другие версии не подойдут, программное обеспечение просто их не увидит.

При выборе обязательно выбирайте токен, сертифицированный ФСТЭК или ФСБ России – это обязательное требование для работы с УКЭП.

Токен можно приобрести в аккредитованных удостоверяющих центрах, специализированных магазинах криптозащиты или у официальных дистрибьюторов.

Подайте заявку онлайн или лично и пройдите идентификацию. Вы можете сделать это в офисе удостоверяющего центра, в ФНС или через подтвержденный аккаунт на Госуслугах.

После проверки данных вам выпустят сертификат квалифицированной подписи, который запишут на токен или в защищенное хранилище.

Установка ЭЦП требует специального программного обеспечения: ключевым компонентом является сертифицированный криптопровайдер, который «оживляет» подпись, шифруя данные при подписании и проверяя подлинность чужих подписей.

Без него сертификат не будет полноценным юридическим инструментом. Самым популярным криптопровайдером является КриптоПро CSP.

Установите криптопровайдер, драйверы токена, импортируйте сертификат в хранилище и настройте браузер для работы с подписью.

Для того, чтобы подписать документ, вам нужно открыть документ в специальной программе (программа зависит от выбора типа файла) и нажать кнопку «Подписать». Система запросит сертификат вашей ЭЦП.

Вам останется только ввести пароль от токена, либо от хранилища. В момент подписания программа с помощью криптопровайдера вычисляет хеш документа, шифрует его вашим закрытым ключом и прикрепляет полученную подпись к файлу. Если вы решите изменить документ после подписания, это сделает уже прикрепленную подпись недействительной.

В сфере общепита ЭЦП используется для подписания документов в системе «Честный знак», налоговой и бухгалтерской отчётности в ФНС и СФР, статистических форм в Росстат, а также для обмена УПД и договорами с поставщиками через ЭДО.

Сервисы, в которых нужна именно УКЭП:

• Личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС;
• Портал Госуслуг для бизнеса;
• Система ЕГАИС для работы с алкоголем;
• Платформа «Честный знак» для маркированной продукции;
• Операторы ЭДО;
• Банки для удаленного управления счетом.

Все эти сервисы принимают документы только с квалифицированной электронной подписью.

Мы с вами разобрались с понятием ЭЦП!

МЧД (машиночитаемая доверенность) – это электронный документ в формате XML, который подтверждает полномочия сотрудника действовать от имени компании в цифровых системах.

МЧД нужна, чтобы безопасно и легально делегировать сотрудникам право подписи электронных документов от имени компании.

Чем МЧД отличается от обычной доверенности?
Обычная бумажная доверенность проверяется вручную, ее можно подделать, а также сложно проверить ее актуальность.

МЧД: цифровой документ, который хранится в реестре ФНС, проверяется автоматически системой и имеет уникальный идентификатор. Также важно, что ее статус виден онлайн в реальном времени.

МЧД создаётся на официальном портале ФНС или в совместимом программном обеспечении, если оно интегрировано с реестром доверенностей.

Для формирования МЧД понадобятся следующие документы:

• от компании: ИНН, КПП юридического лица (для ИП не потребуется), ОГРН/ОГРНИП;
• от генерального директора: ФИО, дата рождения, ИНН и СНИЛС;
• от доверенного лица: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС и паспортные данные (серия/номер, кем и когда выдан, код подразделения органа выдавшего)

Также при оформлении необходимо будет выбрать коды полномочий для доверенного лица из утвержденного классификатора.

На кого оформляется МЧД?
Оформить МЧД можно на любого сотрудника или внешнего исполнителя. Например, на бухгалтера, управляющего, товароведа или юриста: на того, кто будет совершать юридические действия от имени компании в цифровых системах.

Документ подписывается исключительно квалифицированной электронной подписью руководителя: ИП или генерального директора ООО. Далее его отправляют в реестр ФНС для регистрации.

После успешной проверки система присваивает МЧД уникальный идентификатор (GUID), который необходимо передать сотруднику.

Именно его он будет указывать при подписании документов, чтобы информационная система автоматически проверила его полномочия.

Мы с вами разобрали понятия ЭЦП и МЧД: давайте еще раз кратко резюмируем их основные функции и отличия:

1. Оформление УКЭП на сотрудника вместо руководителя
Для корректной работы сначала необходимо выпустить УКЭП на генерального директора или индивидуального предпринимателя. Без нее не получится производить ряд важных действий, в том числе подписание МЧД для сотрудников и физических лиц.

2. Отсутствие МЧД
Если на сотрудника компании или иное физическое лицо оформлена квалифицированная подпись, он не имеет права подписывать документы от имени компании без машиночитаемой доверенности, даже если у него есть собственная электронная подпись.

3. Полномочия в МЧД указаны некорректно
Недостаточно просто создать доверенность - в ней нужно чётко прописать, что именно разрешено сотруднику: сдавать отчётность, работать в ЕГАИС, подписывать УПД.

4. Расхождение персональных данных
Проверьте, совпадают ли ФИО, ИНН и СНИЛС в сертификате ЭЦП и в файле МЧД. Ошибка даже в одном символе сделает доверенность бесполезной

5. Работа бухгалтера на аутсорсе без МЧД
Приглашённый специалист обязан использовать личную электронную подпись, а его право действовать от имени ИП должна подтверждать машиночитаемая доверенность. Без неё документы просто не пройдут - ни в одной государственной системе их не примут.

6. Замещение УКЭП обычной подписью
Простая подпись для банка или внутренней CRM не имеет юридической силы для ФНС, ЕГАИС или Честного знака. Для работы с госсистемами требуется именно квалифицированная УКЭП, выпущенная аккредитованным УЦ.

7. Истечение срока сертификата
УКЭП, увы, не бессрочна: ее срок действия составляет 12-15 месяцев. Если у вашей УКЭП истечет срок действия, то у вас заблокируется доступ к госсистемам. Перевыпуск подписи занимает определенное время, лучше заранее озаботиться о ее продлении.

В идеале процесс перевыпуска займет 3-5 часов, когда все документы готовы и нет ошибок. Но если возникнут сбои в работе ФНС или УТМ, оформление может затянуться до 2-3 недель.

Не откладывайте замену ЭЦП и МЧД в долгий ящик! Оформляйте заранее, особенно перед отчетными периодами или проверками.

ЭЦП – это ваш цифровой инструмент подписи, который делает любой электронный документ юридически значимым.

МЧД – это цифровая доверенность, которая даёт сотруднику право действовать от имени компании в госсистемах.

Без квалифицированной подписи руководителя и правильно оформленной машиночитаемой доверенности на сотрудников вы не сможете сдавать отчетность, работать с маркировкой в «Честном знаке» или обмениваться документами с контрагентами через ЭДО.

Если вы хотите вести бизнес и работать с государственными системами легально и без проблем, вам нужно разобраться с такими понятиями, как ЭЦП и МЧД.