ЭТрН и ЭПЛ для ресторана: что это и как подготовиться к 1 сентября 2026

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) – это юридически значимый цифровой документ, который заменяет бумажную транспортную накладную. Она создаётся по утверждённому формату XML и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) – требование закреплено Федеральным законом № 140-ФЗ от 07.06.2025.

Электронный путевой лист (ЭПЛ) – это цифровой аналог бумажного путевого листа, который фиксирует информацию о выпуске транспорта в рейс, состоянии водителя и ТС. Для большинства грузов его можно оставлять на бумаге, но есть важное исключение.

Важное исключение для пива и антисептиков: Для перевозок пива, пивных напитков, сидра, медовухи, а также непищевой спиртосодержащей продукции (например, антисептиков) электронный перевозочный документ обязателен в любом случае.

Какой именно – зависит от того, кто перевозит:

• Если товар от поставщика везёт наёмная транспортная компания – нужна ЭТрН. Вы подписываете ее как получатель.
• Если вы сами забираете товар со склада поставщика на своей машине – нужен ЭПЛ. Вы становитесь перевозчиком и оформляете его сами.
• Если поставщик везёт своим транспортом – также требуется ЭПЛ, но оформляет и подписывает его уже поставщик. Вас как получателя это не касается.

Для всех остальных грузов (мука, овощи и т.д.) путевой лист можно оставлять на бумаге – закон это разрешает.

При приёмке товара сотрудник больше не ставит подпись на бумаге: он заходит в систему и подписывает документ своей УКЭП. Без этого перевозка юридически не завершена.

Переходного периода нет – для общепита и розницы дедлайн финальный. Однако для перевозчиков действует нештрафуемый период до 1 марта 2027 года, в течение которого за отсутствие ЭТрН штрафовать не будут. Это не повод расслабляться, а страховка на случай технических сбоев и время для отладки процессов.

Электронная накладная состоит из титулов, каждый подписывает свой участник:

1. Грузоотправитель (поставщик) - создаёт титул с данными о товаре, получателе и перевозчике.
2. Перевозчик (водитель, транспортная компания) - подтверждает приём груза.
3. Грузополучатель (ресторан) - фиксирует факт получения, количество, расхождения.
4. Перевозчик (повторно) - подтверждает сдачу груза.

Пока ресторан не подпишет свой титул, перевозка висит в системе как незавершённая.

Подписывать ЭТрН может не только директор, но и любой сотрудник на приёмке.

Условие: руководитель выпускает на него машиночитаемую доверенность (МЧД). Без неё подпись недействительна, тот же принцип, что с правом подписи бумажных договоров.

Эти два кода закрывают все сценарии приёмки: и обычной, и маркированной продукции.

Подробнее про МЧД в статье

Налоговые риски:
Без корректной ЭТрН налоговая вправе усомниться в реальности перевозки:

• Отказ в вычете НДС по сделке
• Исключение расходов на доставку из расчёта налога на прибыль
• Доначисление налога, пени и штраф

Формально перевозка без ЭТрН считается неподтверждённой.

Операционные риски:
Прямого штрафа для ресторана за неподписание в КоАП пока нет.
Но:

• Перевозчики начнут отказываться от рейсов. Без оформленной накладной везти груз рискованно, проще не ехать вообще.
• Поставщики не закроют обязательства. Без подписанной ЭТрН перевозка не завершена, отчётность не сойдётся. Крупные компании не будут ждать и расторгнут договор.

Итог: ресторан, который не работает с электронными накладными, выпадает из цепочки поставок.

1. Выбрать оператора ЭДО с поддержкой ЭТрН
Оператор должен быть аккредитован Минтрансом как оператор ИС ЭПД. Среди проверенных: Тензор, Калуга Астрал, СКБ Контур, Такском, СберКорус.

Список пополняется - актуальный реестр всегда на сайте Минтранса.

2. Оформить или проверить УКЭП
Усиленная квалифицированная электронная подпись нужна руководителю организации или ИП. Если нет - получить в аккредитованном удостоверяющем центре.

3. Оформить УКЭП на сотрудников и выпустить МЧД
Подписи необходимы каждому, кто принимает товар. Затем оформите машиночитаемую доверенность – обычно это делает оператор ЭДО.

4. Проверить поставщиков
Рекомендуем заранее связаться с ключевыми контрагентами и уточнить их планы по переходу на электронные перевозочные документы. Важно выяснить три момента:

• на чьём транспорте осуществляется доставка - наёмном или собственном;
• какой документ потребуется в вашем случае: ЭТрН или ЭПЛ;
• есть ли у поставщика требование к конкретному сотруднику, который должен ставить подпись.

Ответы на эти вопросы помогут к 1 сентября точно понимать, какие документы ожидать.