Приёмка маркированной продукции в Честном знаке: полная инструкция

Для маркированных товаров действуют чёткие требования по передаче данных о приёмке в «Честный знак»:

• Для молочной продукции, упакованной воды, безалкогольных напитков и большинства маркированных товаров – данные о приёмке должны быть переданы в ГИС МТ («Честный знак») в течение 3-х рабочий дней с момента фактической приёмки товара;
• Для пива и слабоалкогольных напитков срок жестче: не позднее 1-го рабочего дня с даты приёмки товара.

Как считать срок: срок отсчитывается от даты фактической приёмки товара, указанной в УПД, а не от даты отгрузки. Если машина с товаром едет несколько дней, у вас есть время на подписание с момента, когда товар реально поступил на склад.

Если не уложиться в срок:

• Передача данных о приёмке с нарушением сроков является нарушением порядка учёта – предусмотрены штрафы;
• Поставщик может приостановить отгрузки;
• Данные о приёмке не попадут в «Честный знак» вовремя – товар будет числиться у поставщика, а у не у вас.

Приемка маркированных товаров происходит через ЭДО. Поставщик отправляет вам УПД, в котором перечислены все коды маркировки (DataMatrix, для товаров в поэкземплярном учёте) или GTIN (для товаров с объёмно-сортовым учётом).

Действия при приёмке:
1.      Получить УПД – документ приходит в вашу систему ЭДО (личный кабинет, мобильное приложение или интегрированная учётная система);
2.     Провести сверку – рекомендуется сверить коды на физических упаковках с теми, что указаны в УПД. Для этого нужен 2D-сканер или камера смартфона;
3.     Принять, принять частично или отклонить – в зависимости от результатов сверки;
4.    Подписать УПД своей электронной подписью (УКЭП) в установленный срок (для маркированных товаров – с учётом требований по передаче данных в ГИС МТ). Это фиксирует факт поступления товара в «Честном знаке».

При приёмке у вас есть два варианта дальнейших действий – в зависимости от того, как вы будете использовать товар.

Если товар используется как ингредиент (молоко в кофе или в выпечку) или продаётся в рамках услуги (пиво, соки на розлив), вы можете сразу вывести из оборота. Это право общепита закреплено в п. 3.2. ст. 4.3. закона № 54-ФЗ.

Как это сделать:
·       В момент приёмки УПД вы нажимаете кнопку «Принять и списать» (или аналогичную в вашем ПО);
·       Товар одновременно принимается на баланс и списывается на производственные/собственные нужды;
·       Отдельный документ выбытия создавать не нужно;
·       Списание происходит по GTIN, без сканирования каждой единицы.

Важно: списывается либо вся маркированная продукция в УПД, либо ничего – частично списать нельзя. Если вам нужно часть товара оставить на балансе, а часть списать – принимаете без списания, а потом создаёте отдельный документ выбытия на нужное количество.

На кассе: при продаже готового блюда или напитка вы НЕ сканируете коды маркировки, в чеке передаёте:
·       GTIN товара;
·       Количество/объём;
·       Признак mode=horeca (услуга общепита).

Кассовое ПО должно быть настроено на такой формат фискальных документов.

Если товар продаётся в заводской упаковке (бутылка воды, мороженое в заводской упаковке), он остаётся на балансе для розничной продажи.

Как принимать:
·       При приёмке вы просто принимаете УПД (без списания)
·       Товар фиксируется на вашем балансе в «Честном знаке»

На кассе: при продаже сканируете каждый код DataMatrix на упаковке. Касса отправляет запрос в «Честный знак» - если код не был выведен из оборота и срок годности не истёк, продажа разрешается.

Подробнее про ТС ПИОТ: читать

• Выбрать оператора ЭДО, который поддерживает работу с маркированными товарами и ЭТрН;
• Оформить УКЭП на руководителя и на всех сотрудников, кто принимает товар;
• Выпустить МЧД на каждого сотрудника с правом подписи УПД и ЭТрН;
• Определиться с режимом работы: послабления или разрешительный;
• Настроить кассовое ПО:

·       для режима послабления/упрощенного режима – передача GTIN и mode=horeca в чеке;
·       для разрешительного режима – сканирование каждого кода (ТС ПИоТ с 1 июля 2026)

Приёмка маркированных товаров – это понятный процесс, если он автоматизирован и вы сразу определились с режимом работы.

·       Соблюдайтё сроки передачи данных о приёмке в «Честный знак»: 3 рабочих для большинства товаров, 1 рабочий день для пива;
·       Для послабления – списывайте товар сразу при приёмке или в течение 3 дней;
·       Для разрешительного режима – принимайте без списания, на кассе сканируйте каждый код.
·       С 1 июля 2026 – ТС ПИоТ вместо разрешительного режима.
·       С 1 сентября 2026 – обязательные ЭТрН и автоштрафы.

Не затягивайте с настройкой